Als bestuurder van een bv heeft u verschillende mogelijkheden om uw boekhouding te regelen. De keuze voor een boekhouder is echter niet alleen een administratieve beslissing, maar een strategische keuze die direct invloed heeft op de financiële gezondheid en groei van uw onderneming. Niet alle boekhouders bieden dezelfde mate van dienstverlening en expertise. In Nederland variëren de aanbieders van full-service boekhouders tot kantoren die zich als boekhouders presenteren, maar in werkelijkheid enkel een controlerende rol vervullen. Dit verschil kan cruciaal zijn voor een bv, waar fiscale verplichtingen en financiële verslaglegging complexer zijn dan bij een eenmanszaak of VOF.
Full-service boekhouder versus controller: wat is het verschil?
Wanneer u uw boekhouding volledig uitbesteedt, is het verstandig om een full-service boekhouder in te schakelen. Sommige kantoren lijken op het eerste gezicht boekhouders, maar functioneren in feite als controllers. Het grote verschil zit in de mate van betrokkenheid:
Een full-service boekhouder neemt uw volledige administratie uit handen, voert boekingen uit, bewaakt uw financiële processen en zorgt voor correcte belastingaangiftes.
Een controller of controlerend boekhoudkantoor controleert enkel de door u ingevoerde gegevens en doet zelf geen actieve boekingen.
Voor een bv kan dit onderscheid grote gevolgen hebben. De jaarrekening, VPB-aangifte en BTW-aangiften vereisen een nauwkeurige boekhouding. Wanneer een controller fouten constateert, moet u deze zelf corrigeren of extra kosten maken voor herstel.
Risico’s van zelf doen of beperkte ondersteuning
Het inschakelen van een controller in plaats van een full-service boekhouder lijkt in eerste instantie voordeliger, maar kan op de lange termijn duur uitvallen. De meest voorkomende risico’s:
Fouten in de VPB- en BTW-aangiften → Kan leiden tot boetes of gemiste fiscale voordelen.
Extra kosten voor correcties → Een controller signaleert fouten, maar herstelt ze niet. Dit kan leiden tot onverwachte uitgaven.
Tijdsverlies → De boekhouding van een bv is complexer dan die van een eenmanszaak. Zelf alles bijhouden kost waardevolle tijd die u beter kunt besteden aan uw onderneming.
Kortom, een schijnbaar goedkopere oplossing kan uiteindelijk zorgen voor hogere kosten door inefficiënties en gemiste optimalisatiemogelijkheden.
Welke boekhoudoptie past bij uw bv?
Er zijn drie gangbare manieren waarop bv’s hun boekhouding regelen:
1. Alleen software
U bent volledig verantwoordelijk voor uw administratie en belastingaangiften en gebruikt enkel een boekhoudprogramma.
✔️ Voordelen: Goedkoopste optie.
❌ Nadelen: Vereist uitgebreide kennis van boekhouden en fiscale wetgeving. De kans op fouten is groot en fiscale voordelen worden vaak gemist.
Voor wie? Bv’s met een eenvoudige financiële structuur en een bestuurder met uitgebreide boekhoudkundige kennis.
2. Software + controle
U voert zelf uw administratie in een online boekhoudprogramma en een controller controleert periodiek uw gegevens.
✔️ Voordelen: Relatief goedkoop, basisondersteuning aanwezig.
❌ Nadelen: Fouten en correcties moet u zelf uitvoeren of tegen extra kosten laten herstellen.
Voor wie? Bv’s met een interne administratieve medewerker en enige kennis van fiscale wetgeving.
3. Full-service boekhouder
Een gespecialiseerde boekhouder neemt uw volledige boekhouding uit handen. Van de BTW- en VPB-aangifte tot de jaarrekening: alles wordt voor u geregeld.
✔️ Voordelen: Geen boekhoudkennis nodig, volledige ontzorging, fiscale optimalisatie en strategisch advies.
❌ Nadelen: Iets duurder dan de andere opties, maar bespaart tijd en voorkomt kostbare fouten.
Voor wie? Drukke ondernemers die zekerheid willen over hun financiële administratie en fiscale verplichtingen optimaal willen benutten.
Maak een strategische keuze voor uw bv
De juiste boekhouder is essentieel voor de financiële gezondheid en groei van uw BV. Hoewel een full-service boekhouder initieel duurder lijkt, biedt deze optie vaak een hogere ROI door tijdsbesparing, fiscale optimalisatie en het voorkomen van fouten.
Twijfelt u over de juiste keuze? Vergelijk de opties of neem contact op met onze partner boekhoudkantoor Entrpnr voor advies op maat.
